Cần chú ý những gì khi viết email tiếng Nhật cho đối tác?

chia sẻ 04/06/2021| 227

Email là điều không thể thiếu dành cho bạn khi làm việc trong thời đại 4.0 này. Khác với việc gửi email mang tính chất cá nhân, trong công việc, đặc biệt là khi nói chuyện với khách hàng có những quy tắc và chú ý mà bạn rất cần để ý và tuần thủ. Một email tốt có thể mở ra cho bạn cơ hội hợp tác tuyệt vời, khiến cho đối tác trân trọng cách làm việc của bạn. Và ngược lại, nếu một email được viết không chỉn chu và chuyên nghiệp bạn hoàn toàn có thể không được tín nhiệm và đánh mất lợi thế của mình trong công việc.

Hãy cùng Will & Way tìm hiểu xem thế nào là quy tắc chuẩn khi viết email tiếng Nhật gửi cho khách hàng nhé!

 

I. Nêu ý chính bạn muốn truyền đạt ngay tiêu đề email tiếng Nhật

 

Một tiêu đề email cần ngắn gọn súc tích, đi thẳng vào vấn đề. Ví dụ, vì member trong team không hiểu rõ được dự án, cần thêm thông tin kĩ hơn về yêu cầu khách hàng, về concept thiết kế, luồng hệ thống… và điều này cần khách hàng cung cấp thêm thông tin, nếu bạn đưa hết những điều mình cần vào tiêu đề thì việc giới hạn chữ trong tiêu đề email khiến khách hàng không thể hiểu bạn muốn nói những gì. Hãy viết ngắn gọn nhưng đủ ý như sau:

[Tên dự án] Về việc cần thêm thông tin cho dự án ABC – (tên công ty)

Khách hàng sẽ biết chắc chắn rằng bạn đang cần thông tin từ phía họ và nhanh chóng trả lời email của bạn. Đây là bước đầu để bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình.

Đối với email trả lời, nên để nguyên chữ Re: tại tiêu đề. Hãy reply thẳng trực tiếp tại email của khách hàng, không nên trả lời thành email mới. Nếu nội dung có sự thay đổi, bạn nên đưa nội dung thay đổi vào tiêu đề, để đối phương dễ dàng nắm được tình hình. Phần tiêu đề email thật sự vô cùng quan trọng.

II. Những quy tắc cơ bản về email cần ghi nhớ

1. Nêu rõ tên người gửi theo cách kính trọng

Đầu email hãy viết theo mẫu: Tên công ty người nhận mail + Chức vụ người nhận mail + Tên người ta kèm hậu tố “様”(sama). Ví dụ: Co-well 会社 営業部長 山田様

Đây là cách lịch sự nhất để ghi tên người gửi trong email. Ngoài ra, có một số điều bạn cần lưu ý.

  • Hãy ghi tên công ty đầy đủ, bao gồm cả loại công ty trông phần tên người gửi. Ví dụ như Công ty cổ phần – 株式会社 (kabushikigaisha), Công ty trách nhiệm hữu hạn – 有限会社 (Yuugengaisha).
  • Không nhất thiết phải ghi đầy đủ họ tên của người nhận, bạn chỉ cần viết họ. Khi xưng họ cũng mang lại cảm giác tôn trọng đối phương nhiều hơn.
  • Nếu như bạn không biết tên người gửi thì có thể chỉ nêu tên công ty hoặc chào hỏi chung chung bằng câu: Kính gửi đến quý ông/ bà phụ trách – ご担当者様” (Go tantoushasama).

2. Mở đầu bằng lời chào hợp lý 

Bạn hãy mở đầu email trước khi giới thiệu bản thân bằng một lời chào hợp lý, ví dụ như:

  • はじめてメールを送らせていただきます。
    Hajimete meru wo okura sete itadakimasu
    Đây là lần đầu tiên tôi gửi mail đến
  • 突然のご連絡失礼いたします
    Totsuzen no go renraku shitsureiitashimasu
    Xin thứ lỗi vì đường đột liên lạc với..

 

3. Truyền đạt đầy đủ nội dung cần trao đổi trong email

Hãy viết một cách cẩn trọng để đảm bảo vẫn rõ ý nhưng vẫn mang đến sự tôn trọng đối với người nhận. Bạn có thể viết câu ngắn để hạn chế những lỗi sai, giữa các ý lớn có thể thêm khoảng trống để ngắt đoạn, vừa dễ nhìn cũng giúp truyền tải thông tin được dễ dàng.

Bạn có thể tóm tắt những câu hỏi hay những ý muốn truyền đạt bằng câu tóm tắt ở đầu, sau đó giải thích rõ hơn bằng những câu phía sau.

4. Chào hỏi cuối email

Có nhiều cách để chào hỏi ở cuối email, tùy vào từng trường hợp mà chúng ta sử dụng cho đúng ngữ cảnh như: “Rất mong được anh/chị giúp đỡ!”, “Tôi sẽ rất cảm ơn nếu được anh/chị chỉ giáo.”, hay “Rất mong nhận được sự hợp tác giúp đỡ từ phía anh/chị.”

5. Chữ ký cuối email

● Tên công ty
● Bộ phận
● Họ và tên
● Số điện thoại cố định (số nội bộ nếu có)
● Email
● Số điện thoại di động
● Địa chỉ công ty hoặc URL trang web công ty (nếu có)

Ngoài ra cũng có nhiều người thêm vào các đường kẻ hoặc hoa văn để trang trí, nhằm làm nổi bật chữ ký của mình.

Trong bài viết này tôi đã giới thiệu đên các bạn những quy tắc cơ bản cần ghi nhớ khi viết email. Trong bài viết sau, tôi sẽ giới thiệu kỹ hơn về những điều cần lưu ý khi gửi email.


Đăng trong Uncategorized, Văn hóa công sở, Văn hóa Nhật Bản chia sẻ

Tin tức khác

Tìm tổ tiên chung thấp nhất trong Cây nhị phân (phần 1)

Mức độ khó: Trung bình Cho một cây nhị phân (không phải cây tìm kiếm nhị phân) và hai giá trị được gọi là n1 và ...

Xem thêm

Từng bước xây dựng thành công tại Nhật: Tầm quan trọng của đúng giờ

Trong thời gian gần đây, người Nhật đã dần trở nên thoải mái hơn về giờ giấc, họ không còn quá khắt khe và ám ảnh ...

Xem thêm

Xu hướng Công nghệ 2022: Điều gì sẽ là một “cú nổ lớn”?

Công nghệ không ngừng thay đổi, việc các công nghệ mới xuất hiện từng ngày khiến cho việc dự đoán những Xu hướng Công nghệ 2020 ...

Xem thêm

Mùa lá thu đã điểm – ngắm lá đỏ ở Nhật 2021 nơi nào đẹp nhất?

Giống như tháng 4 với màu hồng xinh xắn của hoa anh đào – sakura, từ tháng mười cho đến tháng 12 cũng là thời điểm ...

Xem thêm