Năm 2020 với đại dịch Covid 19 đã mang đến một xu thế mới trong cách thức vận hành một tổ chức, đó là làm việc từ xa. Trên thực tế, Sharon Koifman, Chủ tịch và Người sáng lập của DistantJob đã xây dựng doanh nghiệp làm việc từ xa 100% từ một thập kỷ trước. Chính từ nhiều năm kinh nghiệm này, ông đã chia sẻ những bí mật và nhiều bài học quý giá thông qua cuốn sách mang tên Surviving Remote Work (Tạm dịch: Sống sót khi làm việc từ xa). Đây không chỉ là cuốn sách dành cho những nhà quản lý mà nó cũng phù hợp cho những người đang nghĩ đến làm việc từ xa với các lời khuyên thiết thực. Dưới đây là một số bài học chính mà bạn sẽ học được từ cuốn sách.

Bài học #1: Hiểu về làm việc từ xa

Một trong những điều đầu tiên Sharon đề cập trong cuốn sách là khái niệm làm việc từ xa. Trước Covid 19, vẫn nhiều người cho rằng đó là việc thuê một người ngoài làm freelance với mức lương thấp hay tương tự vậy.

Các khái niệm như làm việc tự do (freelancing) hay thuê ngoài (outsourcing) vẫn bị nhầm lẫn với làm việc từ xa (remoting). Nhiều công ty vẫn còn e ngại việc thuê người làm việc bên ngoài văn phòng, bởi họ không tin tưởng vào mức độ cam kết và chất lượng của những nhân viên này.

Thế nhưng, thực tế các nhà lãnh đạo nên thay đổi góc nhìn bởi những nhân viên làm việc từ xa này vẫn là một phần của công ty, họ vẫn có trách nhiệm như những người việc tại văn phòng, và công ty cũng cần có trách nhiệm có chế độ đối xử với những người này tương đương với những người làm việc phong cách truyền thống.

Những nhân viên ở xa không muốn thư giãn làm việc trên bãi biển hoặc cố gắng phát triển hoạt động của riêng họ.

Họ sẽ gắn bó với bạn lâu dài và đó là lý do tại sao bạn cần đảm bảo rằng bạn đối xử với mọi người như một nhân viên thực sự

Bài học #2: Đừng trở thành một “ông chủ khó tính”

Đừng đóng vai một cảnh sát xấu/ tốt trong công ty của bạn. Nó hủy hoại văn hóa và giá trị công ty bạn.

Có một quan niệm sai lầm rằng “phong cách quản lý dựa trên sự sợ hãi sẽ làm tăng tỷ lệ năng suất”. Mọi người sẽ cố gắng làm tốt nhất có thể vì họ lo sợ bị mất việc làm. Nhưng thực tế có phải vậy không? Không.

Khi bạn ở trong một môi trường làm việc từ xa, việc xây dựng lòng tin với nhân viên sẽ khó hơn vì bạn không thể biết họ có đang thực sự làm việc hay không. Vì thế một số nhà quản lý có chiến lược “nghiêm khắc với nhân viên”. Kết quả là khiến nhân viên căng thẳng không thể tập trung 100% vào nhiệm vụ của họ.

Trong cuốn sách, Sharon nêu bật một nghiên cứu của Anh rằng đại đa số nhân viên trở nên căng thẳng kéo theo tỷ lệ nghỉ việc tăng lên khi các nhà quản lý trở nên quá khắt khe, soi xét. Chẳng ai muốn làm việc tại một văn phòng mà họ không cảm thấy mình được coi trọng.

Cũng một nghiên cứu khác cho thấy 15% nhân viên ở Anh đã bỏ việc nếu họ phải trải qua một môi trường văn hóa công ty “ngột ngạt”. Con số này tương đương với 97/1000 người nghỉ việc và chủ doanh nghiệp sẽ tốn 2 triệu đô la cho chi phí thay thế những nhân sự này

Một ông chủ tồi có thể phá hủy sự phát triển của một doanh nghiệp

Bài học #3: Xây dựng văn hóa công ty – sự kết nối

Văn hóa công ty là một từ ngữ thông dụng ngày nay. Nếu tìm kiếm trên LinkedIn hoặc Google, bạn sẽ thấy nhiều người đưa ra định nghĩa về văn hóa công ty khá lý thuyết như trong một cuốn sách giáo khoa. Nhưng, văn hóa công ty không phải là thứ để học thuộc lòng mà đó là điều bạn cần trải nghiệm.

Trong cuốn sách của mình, Sharon Koifman thảo luận tại sao văn hóa công ty lại quan trọng. Ông đã chia sẻ “định nghĩa về văn hóa công ty” sau khi 15 năm trải nghiệm là người sáng lập một công ty tuyển dụng hoàn toàn làm việc từ xa và chính bản thân ông cũng đã trải nghiệm môi trường đó:

Văn hóa là sự kết nối và đối với những nhân viên làm việc từ xa thì là những người thiếu tính kết nối nhất.

Đó là lý do vì sao văn hóa công ty càng trở nên quan trọng hơn trong môi trường làm việc từ xa

Sharon cũng nêu rõ lý do tại sao sự tin tưởng dẫn đến việc giữ chân nhân viên xuất sắc và nhân viên hạnh phúc. Nó cũng khuyến khích xây dựng một nền văn hóa nơi mọi người làm việc không chỉ vì lợi ích của bản thân mà vì họ có ý thức cao hơn về mục đích. Tóm lại, để vận hành một doanh nghiệp làm việc từ xa tốt, bạn phải tạo được sự kết nối giữa các thành viên trong công ty để họ cảm nhận được mình là một tổ chức, mình thuộc về tổ chức.

Bài học #4: Xung đột có tính xây dựng

Nổi giận hay xung đột là những từ khóa thường được tránh ở hầu hết các công ty. Nhưng, việc cố gắng né tránh hai trạng thái này lại có thể gây nên tác dụng ngược, bởi khi đó, không ai dám nói lên sự thật, ngại việc tranh luận bảo vệ ý kiến đúng. Đôi khi bạn cần biết nổi giận hay tạo ra tranh luận khi cần thiết. Đó không phải là việc chỉ trích, phê phán ai đó đang làm sai  hay công kích cá nhân, mà để khuyến khích những ý tưởng đổi mới và cải thiện hiệu quả công việc.

Mỗi cá nhân đều có thể có những ý tưởng tuyệt vời. Và đôi khi chính bản thân họ cũng không nhận thức điều đó. Việc thúc đẩy không gian để động não, đấu tranh một chút (theo cách lành mạnh) khiến nhân viên thử thách bản thân để thay đổi và khám phá những tài năng tiềm ẩn.

Sharon gợi ý rằng, đối với những người làm việc từ xa, các nhà quản lý nên khuyến khích điều này. Bởi nó sẽ giúp họ lắng nghe được những suy nghĩ khác nhau, khuyến khích sự đa dạng cũng như thúc đẩy nhân viên của bạn “think outside of the box”

Nếu thỉnh thoảng bạn không nổi giận, hay có những thử thách đủ khó khăn,

bạn sẽ không nhận được những ý tưởng đột phá nào từ nhân viên của bạn

Bài học #5: Xây dựng lịch trình làm việc từ xa

Giữ kỷ luật khi làm việc từ xa là một khó khăn đối với bất cứ ai mới tiếp cận đến hình thức làm việc này. Bạn sẽ có tâm lý thoải mái vì không còn ai “giám sát” mình, và có thể “buông thả” bản thân. “Thức dậy lúc 11 giờ, thong thả ăn sáng, uống cà phê, làm việc khi có hứng và nghỉ tay khi mệt mỏi…”. Đó có thể là những gì mà bạn hay mọi người có thể hình dung cho một cuộc sống làm việc từ xa.

Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là hãy nghiêm khắc với bản thân, xây dựng một Thời gian biểu rõ ràng và tuân thủ một cách tuyệt đối. Khi đã làm quen với lịch trình rõ ràng này trong một thời gian, bạn sẽ có một cuộc sống lành mạnh, cân bằng, ít bị phân tâm bởi các yếu tố khác hơn.

Nếu bạn có thể tập trung làm việc liên tục trong 3 tiếng đồng hồ tại nhà thì năng suất của bạn sẽ cao hơn năng suất trung bình của những người làm việc văn phòng thông thường

Kết luận

Thông qua cuốn sách, nếu bạn là một nhà lãnh đạo (hoặc muốn trở thành một người vào một ngày nào đó), bạn sẽ học mọi thứ về cách lãnh đạo một nhóm từ xa, từ tham gia, quản lý đến xây dựng lòng tin và văn hóa.

Nếu bạn đang làm việc từ xa và cảm thấy bị choáng ngợp bởi tất cả những thay đổi, thì cuốn sách có một phần dành cho chủ đề Làm thế nào để chăm sóc sức khỏe tinh thần của bạn, làm thế nào để tránh bị phân tâm và thậm chí làm thế nào để đạt được một công việc từ xa!

Theo dõi Will&Way để có thêm nhiều chia sẻ về văn hóa công sở, bí quyết tìm việc nhé!