Tối ưu công việc với những thủ thuật Excel nằm lòng

chia sẻ 05/03/2020| 148

Excel được coi như một công cụ tuyệt vời để làm việc với các bảng tính, thống kê, báo cáo phức tạp. Will & Way sẽ chia sẻ cho bạn 8 thủ thuật sử dụng Excel để tối ưu trong công việc.

1. Chức năng Pivot Tables

Pivot Tables có chức năng phân tích dữ liệu. Bạn có thể thêm, kép, thả các mục cần thiết vào Pivot Tables và những dữ liệu khác cũng dễ dàng thay đổi theo sự điều chỉnh của bạn.

Để tạo bảng Pivot, nhấp vào bất kỳ ô nào trên bảng tính của bạn, thực hiện các thao tác sau: Insert > Tables > Recommended PivotTable.

Chức năng này sẽ giúp ích cho những bạn làm trong lĩnh vực tuyển dụng hoặc đang tìm việc làm IT. Sử dụng công cụ này, bạn sẽ biết được thời gian trung bình nhà tuyển dụng trả lời ứng viên, tỷ lệ thành công khi đi ứng tuyển hay ứng viên phù hợp với hình thức phỏng vấn nào nhất.

2. Shift + F2 để thêm Chú thích/Nhận xét

Tương tự như Word, bạn cũng có thể sử dụng chức năng Comments trong Excel để thêm phần chú thích cho những con số, biểu đồ. Điều này sẽ thống nhất cách trình bày dữ liệu mà mọi thông tin đều rõ ràng, chi tiết nhưng không bị rối mắt.

Để tạo Comments, bạn chọn ô muốn chèn nhận xét, sử dụng tổ hợp phím Shift + F2. Bạn có thể sử dụng chức năng này để ghi lại ý chính trong một cuộc họp.

3. Phím tắt thông dụng

Để quá trình làm việc nhanh hơn, bạn nên nằm lòng một số phím tắt thường dùng để giảm bớt thao tác dùng chuột.

 

Tổ hợp phím tắt

Công dụng

F4 hoặc Fn + F4 lặp lại lệnh cuối cùng, bao gồm thay đổi định dạng như màu sắc hoặc phông chữ
Alt + H, E, A xóa các nội dung, định dạng và dữ liệu đính kèm khác trong ô được chọn
Ctrl + W đóng bảng tính và Ctrl + O để mở bảng mới
Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm) nhập vào thời gian hiện tại và Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy) để nhập vào ngày hiện tại
Shift + F9 tính toán các bảng tính đang hoạt động
Shift + Tab di chuyển đến ô trước hoặc tùy chọn
Ctrl + Home di chuyển đến đầu bảng tính
Ctrl + Page Down di chuyển đến bảng tiếp theo trong một file Excel và Ctrl + Page Up để di chuyển đến bảng tính trước đó
Ctrl + Shift chọn và di chuyển các ô

4. Liên kết đến ứng dụng và tài liệu phỏng vấn

Bạn có biết, ngoài các đối tượng chèn quen thuộc như bảng biểu, đồ thị, hình ảnh, … Excel cũng hỗ trợ liên kết đến các tệp trên Google, Dropbox hoặc trên máy tính của bạn. Bằng cách đó, bạn sẽ khiến mọi cuộc phỏng vấn trở nên suôn sẻ khi không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm các tài liệu cần trình bày.

Ví dụ ở công ty A, bạn ứng tuyển cho vị trí Technical Leader Java, bạn cần trình bày cho nhà tuyển dụng các dự án về Java đã từng thực hiện. Hay ở công ty B, bạn ứng tuyển vị trí BrSE, bạn lại cần trình bày về kinh nghiệm, chứng chỉ về tiếng Nhật của mình.

5. Chèn nhiều hơn một hàng

Bạn thường sử dụng lệnh chèn thêm một hàng, nhưng chèn nhiều hàng thì sao? Một tao thác cực đơn giản sẽ giúp bạn chèn nhiều hàng cùng lúc là tổ hợp phím Ctrl+Shift, sau đó chọn số hàng bạn muốn thêm.

6. Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access

Excel có một thanh công cụ gọi là Quick access toolbar – giúp bạn truy cập các chức năng một cách nhanh chóng.

Để thêm biểu tượng hiển thị chức năng trên thanh công cụ, bạn chỉ cần tích vào mũi tên như hình:

Ví dụ như “New” để mở file mới, “Open” để mở một file đã có sẵn, “Quick Print” để in nhanh, “Print Preview” để hiển thị trước khi in, hoặc “more commands” để tạo thêm bất kỳ chức năng nào các bạn muốn có trong excel.

7. Tăng tốc nhập liệu gấp trăm lần

Khi tài liệu có quá nhiều khái niệm dài và bạn không muốn mất thời gian nhập liệu, hãy sử dụng công cụ gõ tắt bằng cách:

Vào File->Options->Proofing->AutoCorrect Options và nhập giá trị thay thế cùng giá trị bạn muốn hiển thị và click “OK”. Bạn có thể thêm nhiều giá trị thay thể để thuận tiện trong quá trình làm việc.

_________________________________________________________

Website: https://willandway.vn/

Fanpage: @willandway.cowell

CO-WELL Will & Way – Dịch vụ Tư vấn và Tuyển dụng nhân sự chất lượng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là nhóm Việc làm IT.


Đăng trong Uncategorized chia sẻ

Tin tức khác

Nâng mức giảm trừ gia cảnh lên 11 triệu đồng, thuế TNCN sẽ tính thế nào?

Từ 1/7/2020, thu nhập trên 11 triệu đồng mới phải đóng thuế. Mới đây, Ủy ban Thường vụ Quốc hội đã quyết định thông qua nghị ...

Xem thêm

3 điều khiến bạn ngạc nhiên khi làm việc tại Nhật

Cùng Will & Way tìm hiểu những điều khiến bạn ngạc nhiên và chắc chắn sẽ cần note lại khi sống tại đất nước Nhật Bản ...

Xem thêm

Top 3 xu hướng ngôn ngữ lập trình năm 2020

Chúng ta đang sống trong thời đại của kỷ nguyên 4.0, nơi mà mọi thứ đều trong luồng vận động không ngừng để phục vụ những ...

Xem thêm

[Ký sự BrSE] Chuyện nhảy việc, thay đổi công ty

Thời điểm năm cũ sắp kết thúc cũng là lúc các công ty rộn ràng chuyện chia thưởng. Sẽ có người vui, người buồn và cả ...

Xem thêm