Từng bước xây dựng thành công tại Nhật: Tầm quan trọng của đúng giờ

chia sẻ 26/11/2021| 165

Trong thời gian gần đây, người Nhật đã dần trở nên thoải mái hơn về giờ giấc, họ không còn quá khắt khe và ám ảnh bởi thời gian nhưng tầm quan trọng của đúng giờ trong văn hóa Nhật vẫn luôn ở mức rất cao và nếu muốn được đánh giá cao, bạn không thể bỏ qua nó.

Vậy bạn đã hiểu rõ được vị trí của việc đúng giờ trong đời sống thường ngày tại Nhật? Nghe có vẻ như rất khó để sống với sự chính xác quá cao như vậy nhưng nó có thật sự khó khăn đến thế? Nếu như lỡ tới muộn bạn cần phải làm thế nào để được bỏ qua? Hãy cùng Will & Way tìm hiểu trong bài viết tiếp theo của chuỗi Từng bước xây dựng thành công tại Nhật với nội dung: “Tầm quan trọng của đúng giờ”.

Từng bước xây dựng thành công tại Nhật Tầm quan trọng của đúng giờ - WillandWay

 

1. Đúng giờ là đặc trưng của văn hóa Nhật

Nếu bạn đã từng đến Nhật, sẽ dễ dàng nhận thấy những chuyến tàu được lên lịch trình chi tiết đến từng phút, và chỉ 1 phút trễ chuyến thôi, thông báo về việc tàu đến muộn sẽ được thông báo trong khắp nhà ga để mọi người nắm rõ được thông tin.

Điều này là tối cần thiết đối với hành khách, thông tin giờ tàu chính xác giúp họ có thể kịp thời điều chỉnh lịch trình của mình cho phù hợp với kế hoạch hay những cuộc hẹn tiếp theo mà không bị ảnh hưởng quá nhiều.

Ở Nhật, những chuyến tàu đến muộn là điều vô cùng bất thường, đến mức hiếm khi lịch trình bị trì hoãn, người ta thường ngay lập tức có giả thiết rằng đã có một trận động đất xảy ra hoặc một vụ tự sát trên đường ray.

Và có một điều khá đặc sắc, điều sẽ khiến bạn hiểu việc “đúng giờ” quan trọng và “đến trễ” nghiêm trọng thế nào trong văn hóa Nhật, đó là “Giấy báo tàu trễ” được phát tại các ga khi chuyến tàu của bạn không thể đến đón bạn đúng giờ. Với nó, bạn có thể đưa cho sếp, cấp trên để giải thích lý do tại sao mình đến muộn một cách chính đáng.

Nhưng điều đó không có nghĩa đến sớm đã là tốt. Nếu bạn chưa biết, Nhật đã từng có một cuộc scandal khá chấn động cũng khá ngạc nhiên về chuyến tàu lúc 7 giờ 22 sáng tại ga Notogawa, miền trung Nhật Bản đã khởi hành lúc 7 giờ 11 phút sáng và 35 giây và bị phàn nàn bởi hành khách. Một cuộc điều tra nội bộ rất nghiêm trọng đã được tiến hành và đưa ra kết luận rằng người soát vé đã hiểu sai thời gian khởi hành và đóng cửa sớm và đó là lỗi của phía đường sắt.

Từng bước xây dựng thành công tại Nhật Tầm quan trọng của đúng giờ - WillandWay

2. Đúng giờ là điều tiên quyết khi làm việc tại Nhật

  1. Nguyên tắc bất thành văn
  • Trong buổi gặp đối tác nhất định phải đúng hẹn, không để khách chờ
  • Đến sớm trước 5 phút
  • Trước khi đến hãy đặt lịch hẹn
  • Luôn đến công ty đúng giờ, đó là nguyên tắc
  • Đến đúng giờ chính là bước đầu tiên thể hiện tôn trọng khách hàng cũng như bảo vệ uy tín của bản thân cũng như tập thể.

 

  1. Những điều bạn cần tuyệt đối lưu ý về việc “đúng giờ” tại Nhật
  • Thời gian vàng là sớm hơn 5 phút

Đến công ty hay đến cuộc hẹn sớm hơn 5 phút không có nghĩa là bạn phải bắt tay vào làm việc hay trao đổi ngay, nó chỉ đơn thuần có ý nghĩa bạn đã đến nơi, chuẩn bị sẵn sàng và có thể nhanh chóng bắt tay vào việc đúng thời gian như mình đã hứa hẹn.

Và phải nhắc lại rằng việc đến sớm hơn không hẳn là đã tốt. Nếu trong một cuộc hẹn bạn đến quá sớm sẽ khiến người người đối diện cảm thấy áp lực vì không thể tiếp đón bạn một cách cẩn thận.

Từng bước xây dựng thành công tại Nhật Tầm quan trọng của đúng giờ - WillandWay

  • Horenso vô cùng cần thiết khi bạn trễ “Deadline”

Bạn không bao giờ làm việc một mình, việc bạn làm sẽ luôn liên quan đến tập thể và nó trở thành một chuỗi hoạt động chặt chẽ. Chính vì thế nếu bạn chậm deadline nó cũng sẽ ảnh hưởng đến mọi mắt xích trong “chuỗi hoạt động” của nhóm, bộ phận hay công ty của bạn.

Và nếu bạn không kịp làm xong đúng hạn, Horenso (Houkoku – Renraku – Soudan/ Báo cáo – Liên lạc – Trao đổi) có thể giúp tránh được rủi ro, sếp của bạn có thể có thời gian đề xuất các kế hoạch thay thế để làm cho hệ thống hoạt động trôi chảy.

 

  • Và nếu bạn luôn “trễ hẹn” thì sao?

Nói thẳng ra là bạn có thể bị mất chức và mất việc. Đúng giờ có nghĩa là giữ lời hứa, đây là quy tắc cơ bản cho phong cách làm việc ở Nhật Bản. Nếu bạn đang quản lý công ty, bạn có muốn duy trì đội ngũ nhân viên luôn đi muộn và luôn phải sắp xếp lại hệ thống không?

 

3. Nếu lỡ đến muộn bạn nên làm gì?

Có nhiều lý do khác nhau có thể khiến bạn đi làm muộn. Chuyến tàu có thể bị hoãn do tai nạn hoặc đơn giản là do bạn ngủ quên. Khi biết mình sắp đến muộn, việc đầu tiên bạn nên làm là liên hệ với nơi làm việc. Bạn có thể gọi cho sếp của mình qua điện thoại hoặc gửi tin nhắn qua LINE. Đừng quên 3 điều quan trọng mà bạn cần phải đề cập trong lời nói của mình:

Từng bước xây dựng thành công tại Nhật Tầm quan trọng của đúng giờ - WillandWay

  1. Lời xin lỗi chân thành
  2. Nêu lý do cụ thể
  3. Thời điểm bạn sẽ đến nơi

 

Việc xin lỗi cấp trên và đồng nghiệp là việc phải làm đầu tiên và cũng là quan trọng nhất nếu bạn không thể “đúng giờ”. Nếu trong một cuộc họp, một cuộc hẹn bạn đến muộn sẽ gây ảnh hưởng đến tất cả những người tham gia. Trong trường hợp bạn giữ vai trò quan trọng trong công việc hay team chỉ có ít người thì việc đến muộn chính là một thảm họa xảy ra, mọi người sẽ phải ra sức tìm cách để lấp đầy khoảng trống và giải quyết vấn đề. Vậy nên nếu đã lỡ “đến muộn” thì hãy bắt đầu ngay bằng một lời xin lỗi chân thành.

Hãy giải thích tại sao mình không thể đúng hẹn. Bạn cần phải cẩn thận với lý do của mình, hãy tránh những lý do mang tính cá nhân. Khi bạn ngủ quên, bạn chỉ cần nói với họ rằng bạn đã ngủ quên và nên viện bất cứ lý do gì cho việc đó, nó có thể khiến mọi người nghĩ rằng bạn đang cố trốn tránh trách nhiệm.

Sau khi đã nói rõ lý do tại sao mình đến muộn, ai cũng cần biết bao giờ bạn sẽ đến nơi hay hoàn thành công việc. Điều này cũng rất quan trọng vì bạn đang làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc và mọi người cần biết họ cần phải “lấp đầy vị trí trống” đến bao giờ. Việc đặt ra một sự đảm bảo về thời gian thể hiện sự chân thành của bạn vì điều đó có thể cho sếp biết rằng bạn thực sự quan tâm đến công việc.

 

申し訳ございません。(xin lỗi)

今、〇〇で遅刻しているため、(giải thích lý do) 〇〇分に到着します。(khi bạn đến)

 

Sau khi đến nơi làm việc, bạn nên trực tiếp xin lỗi sếp và giải thích lý do một lần nữa. Một lần nữa xin lỗi ngay trước khi rời khỏi nơi làm việc cũng có hiệu quả để thể hiện rằng bạn quan tâm đến sự bất tiện mà bạn đã mang đến cho họ. Làm như vậy, bạn có thể xây dựng mối quan hệ tốt hơn với sếp bằng cách tạo cho họ ấn tượng tốt hơn.

Hơi cầu kì nhưng hãy nhờ rằng đây là Nhật Bản, đất nước của hàng loạt lễ nghi và quy tắc. Nó không hề khó khăn như bạn nghĩ đâu, mong bạn sẽ thành công!

Từng bước xây dựng thành công tại Nhật Tầm quan trọng của đúng giờ - WillandWay


 

Xem thêm những bài viết về phong cách làm việc của người Nhật:


Đăng trong Bí quyết tìm việc, Văn hóa công sở, Văn hóa Nhật Bản chia sẻ

Tin tức khác

Hướng dẫn cách viết địa chỉ ở Nhật nhanh nhất

Với các bạn mới sang Nhật, chắc hẳn đã từng gặp các khó khăn trong vấn đề dịch thuật địa chỉ sang tiếng Nhật hoặc từ ...

Xem thêm

Lịch nở hoa Sakura năm 2022. 10 nơi ngắm Sakura nổi tiếng tại Hokkaido.

Thời điểm cuối tháng 3, đầu tháng 4 tại Nhật Bản chính là mua Hoa Anh Đào nở rộ. Hãy cùng Will&Way khám phá lịch nở ...

Xem thêm

Từng bước xây dựng thành công khi làm việc tại Nhật – Xử lý tình huống khi chuyển việc tại Nhật?

Tìm việc tại Nhật không phải là chuyện đơn giản, và chuyển việc tại Nhật cũng là kéo theo khá nhiều vấn đề phát sinh, nhất ...

Xem thêm

Từng bước xây dựng thành công khi làm việc tại Nhật – Thế nào là một công việc tiềm năng?

Tiếp nối chuỗi bài viết mang tên “Từng bước xây dựng thành công khi làm việc tại Nhật” gồm 14 bài, tổng hợp toàn bộ những ...

Xem thêm